Overblik og tidsbesparelser med Forsyning|BI

I enhver forsyningsvirksomhed skabes og indsamles hver dag store mængder data fra forskellige systemer, f.eks. data fra forbrugere, målere, produktion (SRO), GIS, økonomi m.v. I en travl hverdag kan det være svært at skabe tid til at få overblik over de mange data og ikke mindst at få trukket værdien ud af disse. Dette er hele tanken med DFF|EDB´s  nye løsning, Forsyning|BI - at omdanne data til brugbar viden. Forsyning|BI  blev introduceret i foråret 2018, og blandt de første forsyninger på løsningen er Vinderup Varmeværk.

Enklere og mere effektiv rapportering

- Tidligere var det meget tidskrævende at udarbejde månedsrapportering til bestyrelsen, forklarer driftsleder Jørgen Sørensen, Vinderup Varmeværk. Vi periodiserede og indtastede vores budgettal i Excel regneark, og når vi lukkede en regnskabsmåned, tastede vi de realiserede periodetal ind i regnearket og lavede sammenlignings- og afvigelsesberegninger. Selvom vi havde opbygget et regneark med formler, brugte vi ca. 3-4 timer pr. måned på at udarbejde denne budgetopfølgning til bestyrelsen.

- Med vores nye BI-løsning er dette arbejde reduceret til få museklik, idet systemet henter både budgettal og realiserede tal direkte fra Forsyning|FOF, og udstiller dem i overensstemmelse med den måde, vi har aftalt at rapportere til bestyrelsen. Ud over at spare tid på trivielt tastearbejde har vi med løsningen elimineret risikoen for tastefejl, og samtidig har vi opnået sikkerhed for at opfølgningen er dannet på nøjagtig samme måde fra gang til gang. Det giver gennemsigtighed og valide opfølgninger.

- På sigt kan det være at vi sætter Forsyning|BI op til automatisk at udsende opfølgningen til bestyrelsen, når den er udarbejdet – eller det kan være, at vi giver bestyrelsen adgang til selv at kunne trække rapporten. 

Let at komme fra overblik til detaljen

- En af de smarte funktioner i Forsyning|BI, som vi også har stor glæde af, f.eks. når vi på et møde gennemgår vores budgetopfølgning, er muligheden for hurtigt at kunne dykke ned i afvigelser. Når vi tidligere havde behov for at få uddybet årsagerne til afvigelser måtte vi tilbage i Forsyning|FOF og trække diverse rapporter, som vi så kunne sammenholde med budget mv. Metoden virkede, men var også langsommelig. I Forsyning|BI benytter vi muligheden for at kunne ”dykke” ned i tallene. Ved at trykke på tallene kommer vi til det underliggende kontoniveau, og hvis vi har behov, kan vi komme helt ned på posteringsniveau og fremkalde det bagvedliggende bilag, f.eks. en kreditorfaktura. Alt sammen ved hjælp af nogle få klik og uden at skulle forlade vores BI-løsning.

Igangsætning på få timer

- Forsyning|BI leveres som en online-løsning og som en del af løsningen fik vi hjælp af DFF|EDB til opsætning af rapporter mv. Vi definerede vores ønsker og en konsulent udførte opsætningen fra DFF|EDBs kontor i Kolding. Vi fik hurtigt adgang til systemet, så vi kunne følge arbejdet, og da opsætningen var veloverstået, aftalte vi undervisning i brugen. Dette foregik som distanceundervisning pr. telefon, og hvor DFF|EDBs konsulent havde kontrol over vores pc og kunne guide os rundt på skærmen. Undervisningen tog kun et par timer, så var vi kørende. For os var det en væsentlig bedre undervisningsform end f.eks. at deltage på kursus, og så var det både hurtigt og billigt at komme i gang på denne vis. Når vi efterfølgende har haft spørgsmål til brugen, har konsulenten altid været hurtig til at hjælpe os godt videre, og ellers har vi også en udmærket brugermanual, vi kan kigge i.

Spændende perspektiver

Forsyning|BI leveres som standard med en række brancherelevante dashboards. Foruden de økonomiske rapporter giver løsningen hurtigt overblik over bl.a. forbrugerdata og gengiver f.eks. de 15 forbrugere med størst belastningsgrad, højeste returtemperatur eller dårligste afkøling mv. Forbrugerne udstilles på kort i løsningen, hvilket skaber overblik. Samtidig kan de udskrives på lister således at man let kan tage kontakt til de pågældende.

I den frigivne version henter Forsyning|BI alle data fra Forsyning|FOF, men allerede i efteråret vil vi undersøge mulighederne for at kombinere forbrugerdata med produktionsdata fra SRO-anlæg og dermed skabe mulighed for at få eksempelvis at beregne og visualisere forsyningens ledningstab mv. På sigt kan også data fra andre systemer blive indarbejdet i løsningen, f.eks. fra vejesystemer ligesom løsningen skal kunne hente forsyningens fjernvarmenet fra Forsyning|GIS mv. Mulighederne er mange og vil løbende blive indarbejdet i løsningen og stillet til brugernes rådighed i takt med at de udvikles og frigives.

Mere information?

Har du spørgsmål til Forsyning|BI, eller ønske du at få løsningen demonstreret, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Flemming Dahl på mail eller tel. 76321250.