FAQ - ofte stillede spørgsmål

1. Når du laver en flytter, skal du på siden "Indtast udflytningsdato og angiv flytningstype" i flytteguiden sætte vinge i feltet "Afmeld udflytter hos PBS næste gang, der dannes ajourføringstransaktion" - udfør derefter flytteren som normalt.
   
2. Når du har udført flytteren eller flytterne, skal du gå til menupunktet Aconto | Dan ajourføringstransaktion. På den første side skal du IKKE have vinge i "Kør generel aftaleændring". Klik blot på knappen "Næste". Angiv nu, hvor du vil placere filen på din PC. Klik på knappen "Næste". Nu får du en summering af aftaleændringer. Klik på knappen "Udfør".
   
3. Hvis du har sat Forbrugersystemet op, så du kan udveksle filer med PBS direkte, skal du blot klikke "OK" til at overføre. Hvis ikke skal du logge på dit PBS-login og sende filen på samme måde, som du plejer at sende din trækfil.

Du kan eventuelt lave en rutine, hvor du danner en ajourføringstransaktion én gang i måneden og sender den til PBS senest dagen før, du sender det samlede træk på næste rate. Det er netop vigtigt, at PBS får ajourført forbrugerne, inden du sender et ratetræk, så du undgår at opkræve en rate hos udflytter.

Jo. På fanebladet Ejendomsoplysninger under Forbrugervedligeholdelsen finder du feltet "Popuptekst". Hvis du angiver en tekst i dette felt, vil teksten "poppe" op, når du går ind på forbrugeren i enten forbrugervedligeholdelsen, acontovedligeholdelsen eller installationsvedligeholdelsen.

Beskeden forsvinder, når du sletter teksten fra feltet "Popuptekst".

Per maj 2009 viser resultatet af en graddageberegning af et forbrug både værdien i energi og i m³.

Du kan selv tilføje værdien i m³ på det tilhørende brev med nøgleordet [M3FORBIALT].

I aflæsningskladden er der tilføjet en ny kolonne til visning af aflæsningskilden. Feltet kan antage værdierne: "Aflæst af forbruger", "Aflæst af værk" eller "Skønnet". En standardværdi for feltet kan opsættes i aflæsningskladden under menuen Andet | Opsætning.

En aflæsning med værdien "Skønnet" i feltet aflæsningskilde vil blive markeret på en opgørelse med en (*), og der vil automatisk blive tilføjet en linje på fakturaen med teksten "(*) indikerer skønnet forbrug". Denne tekst kan tilrettes under Indstillinger | fanebladet Faktura | fanebladet Faste tekster - overstyring.

Jo, det synes vi også. Derfor har vi implementeret et søgepanel, der indeholder individuelt opsatte søgekriterier. Med søgepanelet kan du fx søge på en adresse i installationsvedligeholdelsen.

Du kan læse mere om søgepanelet i manualens kapitel 1 - Generelt.

Ja. Forbrugerprogrammet indeholder også et modul til elektronisk dokumenthåndtering. Via dette modul kan du gemme eksterne dokumenter på henholdsvis en forbruger, en måler eller en kreditor.

Du kan læse mere om elektronisk dokumenthåndtering i manualens kapitel 1 - Generelt.

Højreklik på posteringen af arten pålignet rykkergebyr under Aconto | Acontovedligeholdelse | fanebladet posteringer. Vælg funktionen tilbagefør påligning.

Husk samtidig at slette rykkerskrivelsen under Forbruger | Forbrugervedligeholdelse | fanebladet faktura. Klik på det ønskede rykkerbrev og klik på knappen Slet.

I Aconto | Acontokladde kan du med genvejen Ctrl. + F bogføre betalingen alene ud fra et opgivet fakturanummer. Denne funktion kan også bruges til betaling af fx flytteopgørelser og årsopgørelser.

I aflæsningskladden kan du under Operationer vælge funktionen registrer kun sorte linier. Når du vælger denne funktion forsvinder de sorte aflæsninger fra kladden. Tilbage står de røde og grønne, som du skal være opmærksom på, før du registrer dem.

Meddelelsen er ikke en fejlmeddelelse men blot en orientering. Klik blot OK og forsæt indberetningen

Energisparepoint, der er registreret i FOF via oprettelsen af energisparesager, kan indberettes under menupunktet Energispareaktiviteter | Indberetning. Bemærk at FOF skal være opdateret til nyeste version.

Hvis pointene ikke er oprettet i FOF kan de indberettes via Dansk Fjernvarme telefon 7630 8000.

Opret først sagen med den eller de korrekte spareråd.

Ved registreringen på den enkelte forbruger kan metoden ændres fra 'standardværdi' til 'specifik opgørelse', hvorefter den ønskede værdi kan angives i kolonnen 'besparelse'.

Du kan ændre nummereringssystemet for PBS-numre for alle fremtidige flyttere og oprettelser under Indstillinger | Systemmiljø på fanebladet Betalingsinformation.

Der er mulighed for at sammensætte PBS-nummeret så der er sat to cifre af til aktivnummer. Denne ændring bør dog foretages i samarbejde med DFF-EDB.

Det gør du ved at rekvirere den gennem serviceprogrammet fra DFF-EDB.

I Serviceprogrammet skal du klikke på knappen Support, herefter skal du højreklikke i den hvide indholdsrude og vælge Bestil support.

Når du sender din forespørgsel denne vej i stedet for at ringe til os, kan du følge med i din plads i køen, og hvis dit spørgsmål er kort og præcist skrevet, kan vi kan eventuelt svare dig tilbage på skrift i stedet for per telefon. Dette optimerer supportkøen og du får hurtigere hjælp.

Opret en ny ejendomsfaktor under Indstillinger | Småkartoteker | Ejendomsfaktorer. Ejendomsfaktoren skal være numerisk og have en startværdi på 0.

Opret herefter en ny afregningskomponent af typen Beregnet linie på baggrund af ejendomsfaktorværdi under Indstillinger | Priser osv. | Afregningskomponenter.

Til sidst angives prisen for regningskopi i prislisten.

Når en kunde ringer og beder om en regningskopi, skal ejendomsfaktorværdien opskrives fra 0 til 1 på kunden på fanebladet Ejendomsfaktor ved klik på knappen Ret.

Betalinger skal uden undtagelse altid bogføres med den dato, hvor pengene er modtaget og med samme dato i registrering og forfald.

Årsmærket skal sættes til det årsmærke, betalingen vedrører.

Ja, budgetterede rater reguleres normalt under menupunktet Aconto | Reguler budgetterede rater, men ønskes der en udskrift af nyt budget anvendes i stedet Fakturering | Beregn faktura.

Vælg Angivet acontorate under Budget beregnes efter.

Det skyldes formodentligt at du ved den samlede beregning af alle budgetter i forbindelse med årskørslen har overskrevet din standardopsætning af menupunktet Beregn faktura.

Opsætningen skal være som følger:
Opgørelsestype sættes til Budget(rent).
Der skal være flueben i feltet Tilbyd registrering af budget.
Der skal være vinge i feltet Kontroludskriv.
I feltet Budget beregnes efter vælges Restforbrug - delår.

Denne opsætning er gældende for beregning af budgetter til nye indflyttere i nyt regnskabsår.

Under dette punkt i årskørslen er det meget vigtigt, at du følger arbejdsgangen beskrevet i manualen.

Styringstabeller udskrives således efter en årskørsel i teknik, og systemet skal stå i det nye regnskabsår, når de udskrives. Sæt kun flueben i feltet Regn altid til regnskabsår slut.

Ja, det kan du.

Under Indstillinger | Rater, datoer m.m. vedligeholdes adgangen til de enkelte årsmærker i Finans- og Forbrugersystemet. Her kan du bladre imellem de oprette adgange og slette dem, du ikke skal bruge. Du sletter således kun adgangen og ikke data tilknyttet dette årsmærke. Derfor har du også kun brug for, at det aktuelle årsmærke er oprettet - fx 2006.

Inden du sletter et årsmærke anbefaler vi, at du stiller systemet i det pågældende årsmærke og går i menuen Fakturering | Slet opgørelser og budgetter. Her skal du kontrollere, at der ikke ligger noget, der mangler at blive bogført. Hvis der ligger noget til bogføring, er det meget vigtigt, at du først kontrollerer, hvad det drejer sig om, før du eventuelt sletter posten.

I flytteguiden har vi tilføjet et felt til angivelse af aflæsningsmetode i umiddelbar forlængelse af feltet til indtastning af flytteaflæsningen.

Du skal supplere med at oprette to fakturalinier (afregningskomponenter): Ét til hver type aflæsning. Fakturalinierne skal kun medtages på flytteopgørelser. De skal være af typen Abonnement og vinges af i feltet Aflæsning (flyttegebyr). Koden sættes til 20 for aflæsningskilde forbruger og til 10 for aflæsningskilde værket.

Sluttelig skal du angive en pris til hver af de to nye afregningskomponenter i prislisten.

Den omtalte besked er netop en advarsel, der skal gøre dig opmærksom på, at det kun i meget sjældne tilfælde bør være nødvendigt at bogføre på en systemkonto.

Systemkonti anvendes som hovedregel alene til systemets automatiske posteringer, og der kan derfor opstå problemer med blandt andet afstemningen, hvis der bogføres manuelt på kontoen.

Hvis du er sikker på, at den igangværende postering er nødvendig, skal du sidde advarslen overhørig og bogføre.

Regnskabsåret dækker over de posteringer der er bogført i perioden fra første dag i dit regnskabsår til sidste dag i dit regnskabsår.

Årsmærket er en supplerende gruppering af posteringer, der ikke nødvendigvis er bogført inden for regnskabsåret, men som afregningsmæssigt hører til året .

Fx kan betalingen af rate 10 ofte være bogført i det nye regnskabsår, men det hører til det gamle årsmærke.

Ved at anvende grupperingen i årsmærker, kan vi således få et godt overblik over året under Aconto | Acontovedligeholdelse på fanebladet Posteringer.

Hvis du har indsat din korrekte mailadresse i feltet Afsender (e-mail) under Indstillinger | Systemmiljø | fanebladet BBR, vil du modtage en e-mail, når de nye data kommer retur fra DFF-EDB.

Herefter skal du under menuen BBR | BBR-rekvireringer markere linien til indlæsning og klikke på knappen Indlæs data. Linien er grøn og har teksten Afsluttet OK. Når data er indlæst korrekt, vil linien ændre farve til sort og få teksten Indlæst.

Når dataene er indlæst, skal du efterfølgende opdatere ejendomsfaktorerne med de nye tal via menuen BBR | Opdater ejendomsfaktorer. Inden du opdaterer ejendomsfaktorerne, er det meget vigtigt, at du kontrollerer, at systemet er sat korrekt op til at opdatere de ønskede ejendomsfaktorer. Det gør du i menuen BBR | BBR-tabel opsætning.

For at indlæsningen skal forløbe fejlfrit, er det meget vigtigt, at du gemmer dine betalingsfiler på samme placering hver gang, du henter en betalingsfil fra PBS.

I acontokladden under menuen Andet | Opsætning, kan du opsætte en standardsti til indlæsning af betalingsfiler. Denne standardsti skal stemme overens med den placering, du vælger, når du gemmer betalingsfilerne på din PC.

Ja, du kan megt nemt bestille support via serviceprogrammet. Åbn serviceprogrammet og klik på knappen Support. Højreklik derefter i den hvide indholdsrude og vælg Bestil support.

I det følgende skærmbillede kan du vælge hvilket program, du ønsker support til. Desuden skal du anføre dit navn i feltet kontaktperson, så vi ved, hvem vi skal kontakte.

Når du bestiller support igennem serviceprogrammet opnår du nogle fordele, du ikke kan få, hvis du bestiller support via telefonen:

• du kan følge din placering i køen, og dermed holde øje med, hvornår det bliver din tur.
  
• hvis du har beskrevet dit problem i detaljer, kan vi i supporten svare hurtigt ved at skrive tilbage til dig i stedet for at ringe. På den måde kan du springe flere placeringer over i køen.

Du kan oprette en testklient, der er en tro kopi af dit Finans- og Forbrugerprogram.

I denne klient kan du afteste de punkter, du måtte være i tvivl om, uden at det har indflydelse på din oprindelige klient.

Stå i loginbilledet til Finans- og Forbrugerprogrammet og klik på Operationer | Klienthåndtering. I dette skærmbillede skal du taste F1 for hjælp til oprettelsen af en ny klient.

DFF-EDB har ultimo marts 2006 implementeret en F1-hjælp til Finans- og Forbrugerprogrammet.

Med F1-hjælpen kan du ved at trykke på knappen F1 på dit tastatur få hjælpe til det skærmbillede, du befinder dig i.

F1-hjælpen består af navigationssedler, der er et suplement til den allerede eksisterende manual.

Navigationssedlerne består altid kun af én A4-side og af tre kolonner:
I første kolonne kan du få overblik over faserne i arbejdsprocessen.
I anden kolonne gives nogle få centrale forklaringer til arbejdsprocessen.
I tredje kolonne forklarer vi hvilke menupunkter og knapper, du skal bruge.

Det kan det bestemt også.

I Finans- og Forbrugerprogrammet kan du opsætte en udskrift, der passer præcis til lige netop dine checks og girokort.

Når denne opsætning er foretaget, kan du udskrive checks direkte fra Finans- og Forbrugerprogrammet på din printer. Dette har tillige den fordel, at bogføringen af betalingen sker automatisk.

Du udskriver nemmest fx en check ved at højreklikke på den aktuelle postering under Aconto | Acontovedligeholdelse | fanebladet Posteringer. Vælg Udskriv check i menuen.

Ja, du kan udskrive den aktuelle bilagsspecifikation og finansjournal ved at højreklikke på en given postering i Aconto | Acontovedligeholdelse | fanebladet Posteringer.

Udskrifterne kan også udskrives via højreklik på en given postering i Finans | Kontovedligeholdelse | fanebladet Posteringer.

DFF-EDB har implementeret en ny og bedre håndtering af BBR-data i Finans- og Forbrugerprogrammet.

Fra og med den 1. februar 2006, kan vore kunder således kun rekvirere data i henhold til den nye metode.

Hvis du skal rekvirere BBR-data for første gang siden 1. februar 2006, beder vi dig derfor kontakte DFF-EDB. Så hjælper vi dig igennem den første rekvirering.

Inden du sætter vinge i feltet 'Vis logdata', skal du først angive en periode samt udpege, hvilken faktura i den givne periode, du ønsker at se logdata for.

Ja, du kan sortere posteringslinierne efter de enkelte kolonner.

Det gør du ved at klikke på den overskrift, du ønsker at sortere efter. Når du for eksempel klikker på overskriften 'Nr.', bliver posteringslinierne sorteret efter acontoratenummeret.

Ja, det gør du ved at klikke på knappen 'Insert' på dit tastatur.

Ja, du kan opkræve flytteopgørelser med produktet straksopkrævning fra Betalingsservice.

En straksopkrævning kan opkræves når som helst - også uden for de normale tidsfrister fra Betalingsservice. Når Betalingsservice modtager en straksopkrævning fra dig, udsender de med det samme et girokort til kunden.

Hvis du kombinerer straksopkrævning med produktet fast tekstformat fra Betalingsservice, kan du desuden medtage fakturalinierne på straksopkrævningen, så du ikke selv skal udskrive opgørelsen.

Det format, hvori vi afsender de elektroniske fakturaer til de offentlige kunder, levner desværre ikke plads til, at vi kan stemple den enkelte opkrævning med, hvilken rate den opkræver, ligesom vi gør det, når vi opkræver BetalingsServicekunderne.

Systemet ved derfor ikke hvilken rate, en vilkårlig betaling dækker, og det er du derfor nødt til selv at tage stilling til.

Valget skal du foretage i den guide, du bruger, når du læser betalingen ind i acontokladden. Guiden indeholder et punkt, hvori du bliver oplyst om, at betalingen ikke kan placeres, og at du derfor har mulighed for selv at vælge, hvilken rate den skal dække. Foretager du ikke et valg, vælger systemet den sidst valgte rate, hvorfor betalingen i værste fald kan risikere at havne i et gammelt årsmærke.

Systemet dækker over en funktion til automatisk kreditorbetaling. Denne funktion genererer en betalingsfil, der efterfølgende kan sendes digitalt til banken.

Derudover bogfører denne funktion betalingen af kreditoren og udligner de implicerede posteringer - ligesom du kender det fra bogføringen af betalinger hentet hjem fra BetalingsService.

Selvom du ikke ønsker at sende betalingsfilen til din bank, kan du altså stadig anvende funktionen til automatisk kreditorbetaling, da det giver dig derfor mulighed for at udligne kreditorposteringer samt bogføre udbetalinger.

Den oplagte løsning ville være at anvende funktionen til pop-up beskeder. Denne funktion genererer en besked, der dukker op på skærmen, når du går ind på den af dig udpeget forbruger i enten forbruger-, aconto- eller installationsvedligeholdelsen.

Du bestemmer selv, hvordan beskeden skal lyde, hvilke farver der skal anvendes samt hvor længe beskeden skal vises på skærmen. Yderligere beskrivelse af anvendelsen af pop-up beskeder finder du i manualens kapitel 1 - Generelt fra side 37.

Når du skal beregne et nyt budget til en kunde midt på året pga. fx ændring i forventet forbrug, skal du i modsætning til ved årskørslen huske at medtage tidligere indbetalt aconto på budgettet.

Dette gælder kun hvor budgettet beregnes for et helt års forbrug. Dvs. ikke på budgetter til indflyttere samt budgetter beregnet efter angivet acontorate eller rest forbrug.

Under Indstillinger | Priser osv. | Afregningskomponenter skal du finde afregningskomponenten til håndtering af tidligere indbetalt aconto - oftest har den nummer 6000. Marker denne afregningskomponent og klik rediger.

På første side i redigeringsguiden skal du sætte vinge under Budgetteret opgørelse - klik nu på Næste fire gange og afslut med Udfør. Nu medtages linien på budgetterede opgørelser. Husk af fjerne linien igen med det samme.

Gadwin printscreen er et gratis program, som på en nem måde kan lave et skærmprint via et tastetryk. Programmet giver mulighed for at lave printscreen direkte til printer, gemme det i udklipsholderen eller som fil.

På http://www.gadwin.com/printscreen/ kan du hente og læse mere om Gadwin Printscreen.

Ja, hvis du anvender PBS til opkrævning af dine acontorater.

Når du opkræver decemberraten, kan du i opkrævningsguiden vælge at indsætte en tekst. Denne tekst vil fremgå nederst på kundens PBS-opgørelse.

Måden måleren tæller på benævnes i Finans- og Forbrugerprogrammet som målerens tælleværk. Tælleværkets opsætning kan redigeres under Teknik | Definitioner | Tælleværkstyper.

Det er vigtigt at opsætningen i Finans- og Forbrugerprogrammet svarer overens med den reelle opsætning på måleren, således at fx et eventuelt overløb bliver korrekt registreret.

Du skal derfor være meget opmærksom på at angive det korrekte tælleværk fx MWh eller kWh samt det korrekte antal decimaler på tælleværket.

Målernummeret rettes på vedligeholdelsen af installationen.

• søg og find den korrekte installation
• klik på knappen Se måler under den elektroniske måler.
• på det følgende skærmbilleder skal du klikke på knappen Ret målernr.

Husk også at kontrollere håndterminalnummeret. Håndterminalnummeret redigeres på fanbladet Andre oplysninger på vedligeholdelsen af installationen.

Først skal du lave en almindelig flytteopgørelse på forbrugeren. På side nummer to i den guide, der leder dig igennem flytningen, skal du dog være opmærksom på at flytte prikken fra Flytning med ny indflytter til Nedlæg ejendom.

Når flytteopgørelsen er bogført skal du efterfølgende huske at nedlægge måleren. Dette gøres med et målerskift af typen Nedlæg installation.

Gebyrbeløbene redigeres under menupunktet Indstillinger | Priser osv. | Gebyrer og renter. Beløbet skal angives uden moms. I den forbindelse vil vi benytte lejligheden til at minde dig om, at i henhold til cirkulære nr.: 2302/03 fra Dansk Fjernvarme, har Landsskatteretten afgjort, at der ikke skal tillægges moms på rykkergebyrer.

Vi anbefaler desuden, at du generelt gennemgår værkets rykkerskrivelser kritisk med henblik på at fange eventuelle uoverensstemmelser mellem lovgivning og formulering.

Ja, udskriften skal dog først konverteres til PDF-format. Dette gøres nemmest ved at installere cutepdf fra www.cutepdf.com - programmet er gratis.

Cutepdf installerer sig som en printerdriver og kan efterfølgende vælges på listen over printere. Når cutepdf er valgt som printer, udskrives dokumentet ikke men gemmes på din PC på en af dig angives placering. Efterfølgende kan dokumentet vedhæftes en e-mail.

Introduktionen af Servicepack 2 til Windows Xp kræver en manuel tilretning af Windows firewall før fjernsupportprogrammet PCAnywhere fungerer korrekt.

For at løse problemet følg da vejledningen, der kan hentes her